Roberts Collection B.V. (hierna: “Robert's Collection”, “wij” of “ons”) is een groothandel en importeur van kunstbloemen, kerstartikelen en keramiek voor zakelijke klanten. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
Roberts Collection B.V.
Dekkersweg 4
7482 NJ Haaksbergen
Nederland
E-mail: info@robertscollection.nl
Telefoon: +31 (0)85 489 58 00
KvK: 56990324
Btw: NL852392102B01
Robert's Collection is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
2. Van wie verwerken wij gegevens?
Wij leveren uitsluitend aan zakelijke klanten. Wel verwerken wij persoonsgegevens van de mensen met wie wij contact hebben, zoals:
- contactpersonen van (potentiële) klanten, wederverkopers en leveranciers;
- bezoekers van onze website en showroom;
- personen die zich aanmelden voor onze nieuwsbrief;
- sollicitanten.
3. Welke gegevens verwerken wij en waarvoor?
3.1 Aanvraag zakelijk klantaccount (“Klant worden”)
Als u een zakelijk account aanvraagt, verwerken wij: aanhef, voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, (aflever)adres, postcode, plaats, factuuradres, KvK-nummer, btw-nummer, website en informatie over het type winkel. Deze gegevens gebruiken wij om uw aanvraag te beoordelen, uw bedrijf te verifiëren en uw account aan te maken en te beheren.
Grondslag: het nemen van maatregelen voorafgaand aan en het uitvoeren van een overeenkomst.
3.2 Bestellingen, levering en facturatie
Als u bestelt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw bestelling te verwerken, te leveren en te factureren. Dat zijn naam, bedrijfsgegevens, contactgegevens, aflever- en factuuradres, bestelgegevens en betaalgegevens.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen.
3.3 Contact via formulier, e-mail of telefoon
Als u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via het contactformulier, per e-mail of telefonisch, of een bezoekafspraak aanvraagt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden of uw afspraak in te plannen.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst.
3.4 Nieuwsbrief en e-mailmarketing
Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw e-mailadres (en eventueel uw naam) om u te informeren over nieuwe collecties, beurzen, acties en ander nieuws. Wij gebruiken hiervoor het e-mailplatform Klaviyo. Bestaande zakelijke klanten kunnen wij informeren over vergelijkbare producten. U kunt zich altijd afmelden via de link onderaan iedere e-mail.
Grondslag: uw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten.
3.5 Websitebezoek, cookies en advertenties
Bij een bezoek aan onze website worden technische gegevens verwerkt, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en surfgedrag op onze website. Met uw toestemming gebruiken wij analytische en marketingcookies van onder meer Google Analytics, Google Ads, Microsoft Clarity, Meta (Facebook/Instagram) en Klaviyo. Daarmee analyseren wij het gebruik van onze website en meten en verbeteren wij onze advertenties. Meer informatie leest u in ons cookiebeleid.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (functionele cookies en beveiliging) en uw toestemming (analytische en marketingcookies).
3.6 Sollicitaties
Als u bij ons solliciteert, verwerken wij de gegevens die u ons stuurt, zoals uw naam, contactgegevens, cv, motivatie en eventuele andere informatie die u meestuurt. Wij gebruiken deze gegevens alleen om uw sollicitatie te beoordelen.
Grondslag: het nemen van maatregelen voorafgaand aan een (arbeids)overeenkomst.
3.7 Beveiliging en misbruik voorkomen
Om onze website en formulieren te beveiligen tegen spam en misbruik gebruiken wij onder andere Google reCAPTCHA. Daarbij worden gegevens over uw apparaat en gedrag op de pagina verwerkt.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website.
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dat verplicht.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klantaccount | Zolang het account actief is en tot 6 maanden na beëindiging van de klantrelatie |
| Bestellingen en facturen | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Afgewezen accountaanvragen | 6 maanden |
| Contactverzoeken en correspondentie | 6 maanden na afhandeling, tenzij dit leidt tot een klantrelatie |
| Nieuwsbrief | Tot u zich afmeldt |
| Sollicitaties | Tot 4 weken na afloop van de procedure, of 6 maanden met uw toestemming |
| Cookies | Zie de bewaartermijnen in ons cookiebeleid |
5. Delen met derden
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens alleen als dat nodig is om onze diensten te leveren, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als u daarvoor toestemming geeft. Wij werken onder meer samen met:
- hosting- en IT-dienstverleners (voor onze website en webshop);
- vervoerders en logistieke partners (voor het leveren van bestellingen);
- betaaldienstverleners en onze bank (voor het verwerken van betalingen);
- onze boekhouder en accountant (voor administratie en belastingaangifte);
- Klaviyo (voor nieuwsbrieven en e-mailmarketing);
- Google, Microsoft en Meta (voor statistieken en advertenties, alleen met uw toestemming);
- LocateStore (voor de kaart met verkooppunten op onze website).
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Daarin maken wij afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Verkooppunten
Op onze pagina met verkooppunten tonen wij zakelijke gegevens van winkels die onze producten verkopen, zoals bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Wil uw winkel daar niet (meer) worden vermeld? Laat het ons weten via info@robertscollection.nl.
6. Doorgifte buiten de Europese Unie
Sommige van onze dienstverleners, zoals Google, Microsoft, Meta en Klaviyo, verwerken gegevens (ook) buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. Wij zorgen ervoor dat daarbij passende waarborgen gelden, zoals certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Zo is onze website beveiligd met een SSL-certificaat (https) en hebben alleen bevoegde medewerkers toegang tot uw gegevens. Vermoedt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik? Neem dan direct contact met ons op.
8. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die (aanzienlijke) gevolgen voor u hebben.
9. Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen, voor zover wij deze niet wettelijk moeten bewaren.
- Recht op beperking: u kunt vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
- Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen of laten overdragen.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing.
- Toestemming intrekken: als wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die altijd intrekken.
U kunt een verzoek sturen naar info@robertscollection.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u te identificeren.
10. Klacht indienen
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, dan zoeken wij samen naar een oplossing. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.